OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ
Obec KANINA, okres Mělník.
Směrnice č. 1/2006.
Oběh účetních dokladů na OÚ Kanina.
čl. I.
Základní ustanovení.
Podle zákona o účetnictví č. 563/91 Sb. Ve znění pozdějších předpisů jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví průkazným způsobem. Účetnictví je vedeno průkazným způsobem, jestliže účetní jednotka všechny účetní případy a účetní zápisy o nich doložila nebo prokázala předepsaným způsobem a inventarizovala majetek a závazky.
Účetními doklady se rozumí originální písemnosti, které musí splňovat náležitosti předepsané pro charakter účetních dokladů a to zejména:
- Označení účetního dokladu.
- Popis obsahu účetního příkladu.
- Finanční částku a v případě potřeby údaj o množství a ceně.
- Datum vyhotovení účetního dokladu.
- Podpis osoby odpovědné za účetní případ.
Kontrola věcné správnosti účetních dokladů zahrnuje přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech včetně příloh /např.: množství, cena, rozsah dodávky apod./, ale i přezkoušení účetní správnosti částek uvedených v účetním dokladu. Tuto kontrolu provádí účetní OÚ Kanina a starosta obce Kanina / v nepřítomnosti starosty nebo na jeho pověření místostarosta obce/.
Kontrolou formální správnosti účetních dokladů se ověřuje úplnost náležitostí předepsaných pro účetní doklady.
čl. II.
Dispoziční oprávnění.
Za čerpání rozpočtu v kapitole zodpovídá starosta obce a místostarosta obce.
Objednávky na všechny akce podepisuje starosta obce, na jeho pověření místostarosta obce.
čl. III.
Došlé faktury.
Veškeré faktury došlé na OÚ Kanina jsou zapsány do knihy došlé pošty a následně do knihy došlých faktur. Za správné zapsání zodpovídá osoba odpovědná za vedení účetnictví obce.
Pokud je starostou obce pověřená osoba za vedení evidence v počítači OU, provede tato zápis došlých faktur do databáze počítače OU Kanina.
Za včasné proplacení došlých faktur zodpovídá osoba odpovědná za vedení účetnictví obce, starosta obce, v jeho nepřítomnosti nebo z jeho pověření místostarosta obce.
Po obdržení výpisu z účtu od banky provede účetní obce kontrolu správnosti proplacení faktur a jejich zaúčtování do účetnictví obce.
1.
čl. IV.
Příjmové platby.
Platby ve prospěch obce v hotovosti je oprávněn přijímat starosta obce Kanina, místostarosta obce Kanina, případně jiná osoba pověřená starostou obce. Příjmové platby z provozu knihovny je oprávněna přijímat osoba , která vede knihovnu obce.
Příjmový doklad musí být řádně očíslován, opatřen datem příjmu a účelem příjmu a podpisem přijímajícího. Příjem je zapsán do pokladní knihy a je provedeno zaúčtování do pokladny.
čl. V.
Ostatní finanční doklady.
Pro platby, které nejsou podloženy fakturou nebo jiným běžným finančním dokladem / např. platební výměr/ platí pro evidenci a proplácení stejný postup, jako pro došlé faktury.
čl. VI.
Hmotný investiční majetek /HIM/, drobný hmotný investiční majetek /DHIM/
a nehmotný investiční majetek /NIM/.
Při pořízení HIM nebo DHIM jehož hodnota je vyšší než 1.000,- Kč je přiděleno inventární číslo a je provedeno jeho zapsání do seznamu HIM nebo DHIM. Majetek HIM nebo DHIM jehož hodnota je nižší než 1.000,- Kč je zapsán do seznamu předmětů.
Za přidělení inventárního čísla a provedení zápisu zodpovídá starosta obce a místostarosta obce, případně jiná osoba pověřená starostou obce.
čl. VII.
Likvidace nepoužitelných HIM, DHIM.
Likvidaci nepoužitelných DHIM starších 5 let a HIM starších 15 let, které již svému účelu neslouží a nemohou sloužit, jsou zastaralé nebo poškozené a jejich oprava by byla finančně neadekvátně náročná nebo již nemožná, je pověřena inventarizační komise. O vyřazení a likvidaci HIM a DHIM mladších než je výše uvedeno musí rozhodnout zastupitelstvo obce po zvážení stanoviska odborníka – znalce.
Předměty určené k likvidaci mohou být v případě zájmu odprodány za cenu stanovenou inventurní komisí a schválení zastupitelstvem obce. Zastupitelstvo může rozhodnout o změně ceny navržené inventurní komisí směrem nahoru nebo dolů.
čl. VIII:
Cestovné.
Cestovní příkazy se předkládají ke schválení a proplacení na předepsaném tiskopise, opatřeném podpisem předkládajícího starostovi obce Kanina v jeho nepřítomnosti místostarostovi obce. Na tiskopise musí být uveden účel cesty, doloženy doklady prokázaných jízdních výloh /jízdenky/, výdajů za ubytování, případně stravování. V případě použití soukromého vozidla musí být příkaz podepsán starostou obce. Vyúčtování služebních jízd se provádí jedenkrát za měsíc a v případě použití soukromého motorového vozidla musí být k dispozici kniha jízd tohoto vozidla, kde je uveden cíl cesty, účel cesty, datum cesty, počet ujetých kilometrů. Cestovné lze v tomto případě vyúčtovat za celý měsíc jako jednu služební cestu s přílohou knihy jízd, kde jsou jednotlivé cesty a počet ujetých kilometrů jednotlivě rozepsány. Zaměstnanec je povinen předložit cestovní příkaz do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty dle zák. 119/92 Sb.
2.
čl. IX.
Mzdové náklady.
Zpracování mezd je prováděno na základě smlouvy s obcí Kanina firmou „Jaroslava Šebestová – mzdy, účetnictví. Podklady jsou předávány do 5. dne následujícího měsíce, za který jsou mzdy vypláceny starostou obce nebo osobou, která je k tomuto starostou obce určena. Výplatním termínem pro mzdy je 19. den v běžném měsíci.
Mzdy jsou vypláceny v hotovosti, finanční prostředky na jejich výplatu vybírá z účtu obce starosta obce nebo v případě pověření místostarosta obce. V případě písemné žádosti na OÚ v Kanině může být mzda zasílána bankovním převodem na účet žadatele.
čl. X.
Smlouva o hmotné odpovědnosti.
Pokud starosta obce pověří pracovníka vedením pokladní hotovosti je tento povinen uzavřít smlouvu o hmotné odpovědnosti na předepsaném tiskopise. Smlouva je vyhotovena ve dvou výtiscích z nichž každý má váhu originálu. Jeden výtisk je uložen na OÚ Kanina.
čl. XI.
Zálohy na drobná vydání.
Zálohy na drobná vydání se poskytují starostovi obce, místostarostovi nebo osobě pověřené starostou obce na neodkladné výdaje v hotovosti. Tyto zálohy se poskytují v předpokládané výši a musí být vyúčtovány do 5 pracovních dnů po splnění účelu, nejpozději však do 10 pracovních dnů po jejich poskytnutí.. Neuskuteční-li se výdaj, na který byla záloha poskytnuta, musí být vrácena do pokladny obce následující pracovní den, kdy byla tato skutečnost zjištěna.
čl. XII.
Archivace a skartace dokladů.
Archivace a skartace účetních dokladů se řídí všeobecným spisovým a skartačním řádem.
čl. XIII.
Inventarizace majetku.
Inventarizace majetku obce se provádí na základě každoročně vydávaného příkazu starosty obce. Příkaz musí obsahovat jmenovité stanovení členů inventurní komise, určení předsedy inventurní komise, datum začátku provedení inventury a datum ukončení inventury. O výsledku provedené inventury vyhotoví inventurní komise zápis podepsaný předsedou a členy inventurní komise.
čl. XIV.
Závěrečná ustanovení.
Směrnice nabývá platnosti dnem schválení její platnosti zastupitelstvem obce na veřejném zasedání.
Tato směrnice byla schválena zastupitelstvem obce Kanina na veřejném zasedání
dne 30.června.2006 a tímto dnem se ruší platnost předchozích směrnic pro oběh účetních dokladů.
V Kanině dne 30.6.2006 Jiří Souček
starosta obce